آیا شگفت آور نخواهد بود که روزی دانشمندان بتوانند ژن های خاصی را که در برخی افراد نظم و سازماندهی به وجود می آورد جدا سازند؟اگر آن ها بتوانند ترکیباتی از برخی ماده های مغذی بسازند که بقیه افراد نامنظم و نامرتب ما بتوانیم به آسانی هر روز صبح آن ها را با صبحانه بخوريم و بدون درد(آن قرص ها) ما را توانا سازد که از بایگانی کردن لذت ببریم و شجاعانه با نامه های کم ارزش برخورد کنیم و محیط خانه و کارمان را منظم نگه داریم.

دیگر متن های (نامه های) سخنرانی بیشتری را گم نکنیم، مهلت های کاری را از دست ندهیم و همچنین ساعت های بیشتری را صرف جست و جوی کاغذهايي (اوراق) که می دانیم جایی در این اطراف هست تلف نکنیم.

متاسفانه این غیر محتمل است که در زندگی ما اتفاق بیافتد.

ضمناً، برای هر کسی که به اندازه ی کافی خوشبخت نبوده که منظم به دنیا بیاید این جا روش ها و رویه ها و
توصیه های ساده ای وجود دارد درباره ی این که چگونه کنترل کاغذ بازی (تشریفات اداری) خود را بدست آوریم و برخی از نظم ها را به زندگی خودمان باز گردانیم.

بدست آوردن تعادل در زندگی کاری

ابتدا در تعداد مناسبی از فایل ها سرمایه گذاری کنید که به وسیله ی آن ها به کلیه اوراقی که دریافت می کنید رسیدگی کنید. این بدان معناست که قبل از این که به خرید بروید برای آن ها چند دقیقه بنشینید و بفهمید چه مدارکی الان و در آینده دریافت خواهید کرد و چگونه می خواهید آن ها را سازمان دهی کنید که بتوانید دوباره
آن ها را به آسانی پیدا کنید. طبق یک دسته بندی گسترده، به عنوان مثال، ممکن است بخواهید هر چیزی را که مربوط به مطالعاتان است جدا از کاغذ بازی خانگی (تشریفات اداری محلی) نگاه دارید. اگر اولین باری است که دور از خانه به طورمستقل زندگی می کنید پس احتمالاً اولین باری هم است که از عهده ی صورت حساب ها،
حساب های بانکی و دیگر اوراق شخصی تان بر می آیید و این به خودی خود می تواند به صورت شگفت آوری (عجیبی) ترسناک باشد. عوامل ترس را با قرار دادن فایل ها و اوراق در مکانی که بدانید آن ها در آن جا ایمن هستند و همچنین قابل دسترس، کاهش بدهید.

یک فهرست جیبی قابل گسترش یک راه خوب و سر راست برای دسته بندی و نگه داری اقلامی شبیه صورت وضعیت بانکی، دریافتی ها، فیش حقوق و قرار داد ها و .... است. این ضمانت می کند که همه ی اوراق مهمی که ممکن است به آن ها مراجعه کنید به طور ایمن کنار یکدیگر نگه داری می شوند به همان خوبی که مانع پخش شدن آن ها در بقیه فضا می شود.

برای کارهای آکادمیك (تحصیلی) ممکن است احساس کنید که می خواهی فایل های جداگانه برای هر درسی که الان مطالعه می کنید، نگه دارید یا ممکن است ترجیح بدهی که آن ها را به صورت یک فایل به صورت یک کلاسور بزرگ و وسیع نگاه دارید که به بخش های مناسبی که همه چیز را شامل می شوند تقسیم شوند. هر روشی که انتخاب
می کنی به ترجیحات شخصی ات ، منابع و ماهیت درسی که الان مطالعه می کنید، بستگی خواهد داشت.

اگر سیستم موضوعی را برای هر فایل انتخاب کنید, ممکن است هنوز خواهان این باشی که هر فایلی را هم به زیر مجموعه هایی تقسیم کنید. یا بر اساس موضوع یا بر اساس نوع کاغذ. بنابراین ممکن است یک فایل HRM
داشته باشید که (این فایل) تقسیم می شود به مدیریت تیم ها ، قوانین کاری ، ساختار پاداشی و اجرایی,.... یا ممکن است آن را آسان تر بیابید که همان فایل را به بخش هایی با عنوان های مثلاً: یادداشت های سخنرانی ، کاغذ های سمینار ، جزوه های کلاسی ، مقاله و هر چیز دیگر سازمان دهی کنید. اگر جدول تقسیم بندی هایت بر اساس موضوع هر بخش مشخص شده باشد، قادر خواهی بود مستقیماً با صرف کمترین وقت و تلاش به سراغ هر تکه مقاله ای که
می خواهید؛ بروید.

فهرست بندی پروژه تحقیقاتی

اگر به عنوان بخشی از درس هايتان عهده دار یک پروژه تحقیقاتی هستید، ممکن است به جای نگه داری مراجعتان به طور کامل به صورت یک بانک اطلاعاتی کامپیوتری بخواهید نسخه چاپی از آنها را نگه داری کنید. جعبه کوچکی که در آن کارت هایی با برچسب حروف الفبا وجود دارد می تواند یک ابزار ارزشمند برای بازیابی یک مرجع یا ساختن یک فهرست کتاب باشد. هر کپی از مقالات و یا یادداشتهایی از کتاب ها که در دوران تحقیقات برداشت کرده اید
به آسانی می توانید در این فهرست جعبه ای نگه داری کنید اما مطمئن شوید که بر روی هر کدام از آنها یادداشت کنید که هر کدام مرتبط با کدام بخش از پروژه مربوطه شان هستند و سعی کنید که اسناد مرتبط با یک موضوع را به وسیله گیره کاغذ یا گره زدن به هم با بند پلاستیکی و یا قرار دادن هر سند مرتبط با یک موضوع مشترک در یک کارت یا پوشه پلاستیکی کنارهم قرار دهید.

مهمترین مسئله که باید درحین این سازماندهی به خاطر داشته باشید این است که سیستمي مناسب برای خودتان انتخاب کنید و از آن جدا نشوید! یک راه که مطمئناً باعث می شود که در پایان آن به درهم ریختگی حتی بیش از قبل برسید این است که با یک سیستم شروع کنید و در نیمه راه در یک سال به یک سیستم دیگر سوئیچ کنید. به همین علت هنگام شروع کردن یک سیستم فهرست بندی (چون این کاری است که اکنون به آن مشغولید) نیاز دارید که این سیستم را تا حد امکان ساده و قابل درک کنید. یک سیستم ساده که برای شما مناسب باشد نسبت به یک سیستم حرفه ای با جزئیات زیاد که پس از سه هفته به علت اینکه کار کردن با آن بسیار سخت است آن را رها
می کنید، مدت بیشتری قابل استفاده است.

شاید مهمترین فایل یا پوشه ای که باید داشته باشید آن است که شامل تمامی اسنادی است که در رابطه با
مهلت های کارهایی از انواع مختلف دریافت کرده اید. این فایل باید با فاکتور زمان بخش بندی شود مثلا به ماه ها تقسیم شود، هرچند اگر شما چند پایان مهلت نزدیک به هم داشته باشید تقسیم بندی هفتگی و یا دوهفتگی
می تواند کاراتر باشد. هرگاه عنصری را که دارای مهلت است را دریافت کردید آن را در یک بخش مناسب از این فایل قرار دهید و هرگاه تمامی کارهای لازم برای آن مهلت را انجام دادید می توانید آن برگه را از فهرست کارهایی که باید انجام دهید حذف کنید و آنها را در پوشه طولانی مدت درست قرار دهید. زیبایی این فهرست مشخص در این است که می توانید در یک نگاه ببینید چقدر کار انجام داده اید و چون به وضوح
می بینید چقدر زمان کمی برای پایان آن دارید می توانید برای وقتتان به صورت معقول و پیشرفته برنامه ریزی کنید تا تمامی کارها را دروقت مقتضی انجام دهید. (سازماندهی شدن را ببینید)

این قاعده می تواند کاملاً درست باشد برای صورتحساب ها و دیگر اسناد زماندار که دریافت می کنید به کار ببرید. دانستن اینکه چه پرداختی در چه زمانی باید انجام شود به بهترشدن بودجه شما کمک می کند و معیاری برای کنترل امور مالی شماست. اگر می‌خواهید از این فهرست به همان صورت اولیه یعنی ابزار نگه داری کتاب استفاده کنید،
آسان ترین راه برای انجام آن این است که یک برگه کاغذ دارای ستون های درآمد و هزینه را در هر بخش فایل قرار دهید. می توانید با اینکه چقدر پول در انتهای هرماه برایتان باقی مانده است شروع کنید، برای این کار می توانید لیستی از مواردی که پول صرفشان و یا از آنها درآمد کسب کرده اید تهیه کنید تا به شما کمک کند بدانید که پولتان به کجا می رود و بدین ترتیب برای زمان پرداخت صورت حساب ها و غیره برنامه ریزی کنید.

حداقل سیستم پیشنهادی برای فهرست بندی دانشجویی

· 1 اهرم میله ای بزرگ یا کلاسور معادل (برای نگهداری همه ی کارهای تحصیلی)

· برگه های تقسیم کننده ی چند رنگی A4 (برای اوراق مالی و شخصی)

· 1 کلاسور ورقه A4( برای اینکه مثل فهرست کارهایی که باید انجام دهیم عمل کند)

· مجموعه ای از A4 تقسیم کننده ی ماه (برای بخش بندی کردن فهرست کارهایی که باید انجام دهیم

· مجموعه ای از پوشه های پلاستیکی که مناسب برای استفاده در کلاسور است ( که کاغذ هایی را در این کلاسور نگهداری می کند که آنقدر کوچک هستند یا نمی توان آن ها را سوراخ کرد)

· کیف های پلاستیکی ورق های بزرگ ( برای حمل کردن اوراق به طور ایمن به داخل و بیرون کلاس-
نمی خواهید با حمل کردن هر چیزی که در اطرافتان هست با خودت زیر بار خم بشی( در راه رفتن با حمل بار زیاد دچار مشکل بشید- حداقل1)